Qué ventajas ofrece la banca electrónica a las empresas

Las ventajas que la banca por Internet proporciona a las empresas son inmensas. Ya no es necesaria la dedicación de una persona a tiempo completo para realizar las labores bancarias. El propio empresario, con unas horas a la semana - ya sea desde casa o desde la propia empresa- puede llevar a cabo todas esas gestiones, y sin conocimiento alguno de informática, pues estos sistemas están diseñados en función a la intuición del usuario, por lo que la familiaridad con ellos se consigue en poco tiempo. Según un responsable del Grupo Popular, las ventajas son más que obvias: "La primera es que le evita desplazamientos para hacer sus operaciones más habituales. La segunda y no menos importante es que dispone de una gestión más puntual de su tesorería y a cualquier hora independientemente de donde se encuentre; para empresas y particulares es un ahorro de personal y de tiempo importante".

La operativa disponible depende, obviamente, de la propia página del banco. Desgraciadamente, todavía hoy, no todos los bancos permiten hacer operaciones a través de Internet, y en muchos en donde sí existe esa posibilidad no hay, sin embargo, transaccionales diferenciados para particulares y para empresas. Así, nos encontramos con algunas webs en donde están habilitadas todas las gestiones que una empresa necesita en su quehacer bancario, junto a otras menos completas y pensadas únicamente para los particulares, y por último las que no ofrecen ningún tipo de interactividad. Algo que, simplemente, es cuestión de tiempo.

Con estas salvedades, las posibilidades que ofrecen los transaccionales por Internet más avanzados van desde la consulta de cuentas, realización de transferencias, inversión en fondos, depósitos, etc., compra-venta de acciones en tiempo real o consultas on-line del mercado continuo; hasta otras más estrictamente empresariales, como el pago de impuestos, domiciliación de efectos, pago a proveedores y a empleados, anticipo de facturas, solicitud de duplicados de información fiscal, consulta de informes comerciales y económicos, búsqueda de subvenciones, y una larga lista de informaciones que pueden obtenerse en el vasto universo de Internet, con un simple movimiento de ratón.

El número de empresas que en España empiezan a utilizar estos sistemas va aumentando progresivamente. Bankinter, por ejemplo, una de las entidades pioneras en la creación de un sistema de banca por Internet dedicado específicamente a este sector de clientes, tiene dadas de alta algo más de 2.500 empresas desde que en marzo de 1998 habilitaron el servicio para este segmento de usuarios, cifra que se extiende hasta los 50.000 en el ámbito de los particulares.

Una de las novedades de la banca electrónica es el sistema de pago telemático de impuestos

Una de las novedades más interesantes que algunos bancos han empezado ya a poner en marcha a través de Internet, es el sistema de pago telemático de impuestos. Algo que ya es posible en algunas entidades -aunque todavía únicamente para las grandes empresas- y que a partir de enero de 1999 será obligatorio para todas aquellas con una facturación anual superior a los 1.000 millones de pesetas.

El sistema es muy sencillo y puede hacerse íntegramente por Internet para los clientes de aquellas entidades que ya lo tienen habilitado. Sólo se requiere elegir el modelo de impuesto, rellenar los datos de la empresa, seleccionar la cuenta donde realizar el cargo o el adeudo correspondiente, imprimir el recibo, obtener el NRC (Número de Referencia Completo), que actúa como justificante, y consignarlo después en el apartado correspondiente de la página de la Agencia Tributaria, como prueba de que hemos cumplido con nuestra obligación fiscal.

En cuanto al acceso a Internet propiamente dicho, hoy día son muchas las entidades bancarias que ofrecen ese servicio para sus clientes, ya sea de forma gratuita o con unos mínimos requisitos de utilización bancaria. Es el caso de Bankinter, Santander, Open Bank, Argentaria, etc. Todos ellos, además, ofrecen la posibilidad de obtener cuentas de correo electrónico para los empleados de una determinada empresa, con las ventajas que ello supone en cuanto a agilidad en la comunicación (ya sea dentro de la propia compañía o con clientes y proveedores externos) y ahorro de costes, al sustituir en alguna medida a otros sistemas más costosos como el teléfono o el fax.

Otro tipo de aplicaciones posibles a través de Internet, y con los mismos reducidos costes de llamada local, son ya una realidad en este ámbito. Es el caso del chat (conversación en tiempo real) o la videoconferencia. Ambas fácilmente utilizables con sencillos programas y pocas exigencias de material (apenas un micrófono y una web-cam), pero de gran utilidad para la empresa, al superar y ampliar cualitativamente las capacidades comunicativas del e-mail.

Servicios comerciales para la empresa

Otra de las posibilidades que la banca pone a disposición de sus clientes-empresas a través de Internet es la del comercio electrónico, sobre todo para aquellas que tienen una específica dedicación a la venta de productos y/o servicios. Y lo hace en una doble vía: tanto en lo referente a la creación de centros comerciales virtuales en donde albergar el site de la compañía, como en la implementación de las correspondientes pasarelas de pago, con las que realizar de forma segura tanto la solicitud del producto por el consumidor como el abono de la factura. Realidades como "Escaparate" de Banesto, "De Compras BBV", "Superplaza Santander", o "Club Km0" de Bankinter, son ejemplo de mercados virtuales de entidades bancarias. Por el momento, no existe una uniformidad a la hora de realizar el pago de los productos en cada una de las tiendas y de los centros comerciales, yendo desde la transferencia de la cuenta del cliente a la del proveedor, al pago con tarjeta de crédito, o incluso el contrareembolso.

En este sentido, el reciente nacimiento de la A.C.E (Agencia de Certificación Electrónica) y la definitiva implantación del estándar internacional de seguridad para las transacciones on line SET (Secure Electronic Transactions), basado en encriptaciones de clave pública y privada, podrá significar en un breve plazo la uniformidad de todos los sistemas de pago, así como la seguridad y facilidad de uso para todas las partes implicadas en este tipo de transacciones. El resultado será, sin duda, el definitivo despegue del comercio electrónico. Según Rodolfo Carpintier, presidente de CommerceNet Español: "A finales del año próximo veremos un aceleramiento de las ventas por Internet en España. De hecho, en nuestro país hemos pasado de unos 800 millones en 1997 a aproximadamente 3.000 en 1998. Entiendo que la progresión en 1999 va a ser todavía mayor y que las ventas serán de más de 9.000 millones. Sin embargo, España está descolgada del resto de Europa, y sobre todo de EE.UU., en porcentaje de usuarios en Internet que compran y en empresas en Internet que se dedican de alguna forma al Comercio Electrónico." Asimismo, y según datos de VISA, actualmente apenas un 1% de los usuarios de Internet compran o venden a través de la Red, mientras que para el 2002 se espera que ese porcentaje se amplíe hasta el 33%.

Sin embargo, las ventajas que la empresa puede obtener con el comercio electrónico son inmensas. Según Carpintier: "Esto supone convertirse de un día para otro en una multinacional, capaz de hacer negocios en 200 países del mundo. Aunque ésto sucede raras veces, debido a una falta de comprensión del entorno y poca motivación interna. Quieren hacer demasiado sin entender lo que necesitan en logística de soporte y gestión, y si por casualidad tienen éxito, no tienen forma de hacerle frente con las inversiones necesarias y los recursos humanos imprescindibles. Por todo ello, -continúa el presidente de CommerceNet Español- las empresas españolas apenas superan el primer paso: una presencia testimonial en Internet sin oferta especial para el cliente en Internet..."

Con estas perspectivas, y como algunos ya han adelantado, casi todas las gestiones de una empresa serán en breve habituales - cuando no obligatorias- a través de Internet, e incluso aquella empresa que no esté presente en este universo, sencillamente no existirá. Empezar a situarse y utilizar todos los sistemas tratados anteriormente es, sin duda, la mejor manera de no perder este tren virtual.

Del Home Banking a la gestión via Internet

El surgimiento de los servicios de banca a distancia, personalizados en sus primeros inicios en la banca telefónica, cambió radicalmente el tipo de contacto entre cliente y banco, tradicionalmente basado en la inevitable presencia física del cliente en la sucursal. En el caso de las empresas, por ejemplo, el tiempo o el dinero dedicado a este tipo de gestiones se reduce considerablemente, gracias a la aparición de este tipo de sistemas, con lo que ello supone en cuestiones de ahorro.

En esa misma línea, los servicios de banca electrónica a distancia dan un paso más, acercando de tal manera el banco al cliente, que pronto se empezó a hablar de Home Banking o Banca en Casa. Los primeros servicios que la banca empezó a implementar en estos entornos electrónicos estuvieron basados en el ámbito windows. Básicamente, es necesaria la instalación de un software en un PC de la empresa, mediante el cual -y con un coste determinado- se permite al usuario conectar con el ordenador central del banco en tiempo real, y realizar de forma rápida consultas y operaciones con sus cuentas. El avance que, con respecto a las anteriores mejoras, suponía este canal era incalculable: una sucursal bancaria instalada en una habitación de la empresa-cliente, abierta las 24 horas del día, y en donde el responsable designado podía realizar casi todas las operaciones necesarias con absoluta seguridad.

En la actualidad, casi todas las grandes entidades ofrecen la posibilidad de conectarse a los servicios del banco a través de Internet

Pasadas escenas que -en la actividad diaria de una empresa- nos mostraban al responsable administrativo en un ir y venir a la sucursal, a la gestoría, o a la administración de Hacienda para cualquier mínima gestión, habían pasado ya a la historia.

Como superación de lo anterior, el nacimiento y la extensión en el uso de Internet como red de redes, pronto fue visto por la banca como un lugar ideal en donde dar a conocer sus productos, y un perfecto canal por donde realizar las correspondientes transacciones. En la actualidad, casi todas las grandes entidades ofrecen la posibilidad de conectarse a los servicios del banco a través de este canal. Algo que, normalmente, se sigue ofreciendo junto a los servicios de banca electrónica en entorno windows (más utilizados por las empresas), pero que en breve se vaticina que lo sustituyan, dada su mayor operatividad y facilidad de uso.

Las ventajas primordiales que la banca por Internet tiene con respecto a la otra versión telemática son básicamente dos: la gratuidad de sus servicios (aunque no siempre) y, sobre todo, su ubicuidad. Con la banca electrónica, el usuario está obligado a realizar sus transacciones desde aquel puesto en donde se ha instalado el software del que antes hablábamos, un servicio para cuya instalación son necesarios algunos conocimientos informáticos o bien la presencia de un técnico, y que suele llevar aparejada una determinada cuota periódica. El adelanto que supone la banca por Internet se sitúa -amén de otras mejoras- en que ambos requisitos dejan de estar presentes. A partir de ahora, el cliente sólo necesita un ordenador -cualquiera que sea- con una conexión a la Red (módem, navegador y teléfono). Y en breve ni eso.

Nuevos sistemas como el de la WebTV -ya habilitados perfectamente para la navegación aunque todavía en pruebas para las transacciones económicas, y cuyos ejemplos más novedosos los podemos encontrar en BBV y Argentaria- permitirán en un futuro muy cercano la conexión a las cuentas bancarias y la operación con ellas con idéntica seguridad.

Resumiendo, hoy por hoy, a través de Internet, un usuario puede conectarse a sus cuentas desde cualquier parte del mundo, y con cualquier PC. Para ello sólo es necesario acudir a la página del banco y entrar en su transaccional, utilizando la contraseña y el password secretos que tiene como cliente y que le identifican como tal. Y todo ello -gracias a los sistemas de encriptación sobre los datos que viajan por la Red- con total seguridad. Precisamente la seguridad en la Red y sus transacciones es una de las cuestiones que más preocupan a los usuarios.

Según Julio Font, responsable de banca por Internet en el Grupo Popular, dicha preocupación irá pasando "a medida que su utilización se introduzca en el mercado. Como ejemplo conocido -añade- pongamos a la persona que es usuaria de tarjetas de débito y crédito. En sus inicios creaba inseguridad disponer dinero en los cajeros, posteriormente la necesidad creada ha conseguido olvidarse de ella".

WEBGRAFIA:

BANCA ELECTRÓNICA | febrero 1999

http://www.marketingycomercio.com/numero1/1banca.htm

MEDIACIONES TECNOLÓGICAS

Los cambios tecnológicos obligan a reorganizar los simples instrumentos que se utilizaban en el área de capacitación empresarial, y que hoy son asumidos como auténticos sistemas que nos exigen variadas estrategias que sirven para hacer una real adaptación a un nuevo mundo, con esto llegamos a la educación o capacitación a través de la mediación tecnológica.

 

Por medio de las TIC`s se han determinado procedimientos y metodologías que facilitan el aprendizaje de las personas, estos presentan las características de un medio que pretende cumplir la función de facilitar y permitir el aprendizaje:

• Flexibilidad y conectividad

• Interactividad con pares académicos y con profesores

• Fácil acceso y ubicación de fuentes de lectura y fuentes de profundización

Estas características permiten a la persona capacitada mayor autonomía intelectual y responsabilidad, el estudiante es el principal protagonista ya que debe planear los objetivos, contenidos, rutas y recursos de su aprendizaje con base en las orientaciones y sugerencias que se le brinden, cuando lo desee. Es importante que estas herramientas facilitadas se encuentren bien estructuradas y se presenten de manera didáctica, debido a que al ser una nueva implementación debe realizarse un punto de atracción y que no genere rechazo por parte de los integrantes.

Mediación tecnológica: relación entre los actores del proceso de enseñanza-aprendizaje y los recursos tecnológicos que facilitan una mayor cantidad y calidad de interrelaciones comunicativas,
al multiplicar los canales y los soportes.

Mediación didáctica: relación interpersonal entre los actores del proceso de enseñanza- -aprendizaje, capaz de promover, desencadenar y acompañar el aprendizaje.

DEFINICIÓN DE CONCEPTOS

Proceso: Conjunto de actividades que interactúan y se relacionan a través de recursos, transformando entradas en salidas generando un resultado (producto) que satisface una o varias necesidades.

Recurso: Factor o insumo importado por el proceso que hace posible su ejecución.

Características de un Proceso:

Transforma las entradas en salidas mediante recursos que van  agregando valor en su desarrollo

Cumple una función y es dinámico en el tiempo.

Su finalidad o consecución está determinada por su resultado

Los procesos contienen un componente social que le conlleva a interactuar con otros procesos, el cual es análogo al comportamiento del ser humano.

Los procesos deben su accionar a satisfacer necesidades de los distintos clientes (internos y externos).

Procedimiento: Es la aplicación secuenciada de tareas con sus respectivas relaciones y que es específica en su ejecución (estática) el cual debe contar con un nivel de detalle que permita analizar sus posibles mejoras.

Característica de un Procedimiento:

Está definido en pasos secuenciales a los cuales se le denomina tarea o actividad

Las secuencia de las tareas esta normada y alineada a la estructura de la organización.

Su característica principal es el nivel de detalle que entrega de las acciones que se llevan a cabo.

“La transformación de entradas en salidas la llamamos proceso y la forma en que puede ser explicada su finalidad mediante su accionar,  es lo que denominamos procedimiento”

Tarea: Es una actividad definida, que es cumplida por individuos. Las tareas son acciones específicas que contribuyen al cumplimiento de la misión de los requerimientos. Una tarea debe ser específica, decisiva y responder al QUE, como acción adicionadora de valor al producto que recibe como input y entrega como output.

DIAGRAMAS DE FLUJO

Son la representación gráfica de las etapas de un proceso, obteniéndose una descripción detallada de cómo funciona el mismo, es útil en la investigación de oportunidades para la mejora continua de lo que se esta haciendo, permitiendo establecer de forma clara los puntos sensibles del desarrollo del proceso, además su simbología simple permite establecer un estándar fácil de interpretar.

Dichos diagramas serán utilizados como herramientas de apoyo al entendimiento del procedimiento en su totalidad ya que el mismo establece el tipo de relaciones entre componentes de la organización y los flujos de información generados producto de la interacción de los mismos.

La simbología a utilizar será la siguiente:

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Los manuales de procedimientos son un compendio de acciones documentadas que contienen en esencia, la descripción de las  actividades que se realizan producto de las funciones de una unidad administrativa, dichas funciones se traducen en lo que  denominamos procesos y que entregan como resultado un producto o servicio específico.

Dichos manuales incluyen además los puestos o unidades administrativas que intervienen además incluyen objetos y sistemas, precisando su nivel de participación. También Suelen contener en algunos casos ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios como normativas y políticas particulares de cómo se aplican dichos límites o lineamientos de actuación, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar el correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

Los Manuales de Procedimientos son medios escritos valiosos para la comunicación, y sirven para registrar y transmitir la información, respecto al funcionamiento de una organización; es decir, es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones de ejecución operativo-administrativa de la organización.

Además, El manual de procedimientos permite el establecimiento de un marco de actuación que fija límites (políticas) a través de una red de procesos y posibilita por medio de la descripción de procedimientos, dar soporte a la operación en pos de un mejor servicio, generando una abstracción del modelo real que entregará información que permitirá  saber: “qué” es lo que cada ente está facultado y debe realizar; “cómo” se concreta una función o proceso con actividades y pasos; “quién” es responsable del desarrollo de las actividades; “dónde” están los puntos clave de control de cada procedimiento. Para así  facilitar su supervisión, control, evaluación y mejora.

OBJETIVOS

• Proporcionar información que sirva de base para evaluar la eficiencia del sistema en el cumplimiento de sus funciones específicas, una vez finalizada la identificación y desarrollo de cada uno de los procesos y procedimientos.
• Incorporar a los sistemas y procedimientos administrativos, la utilización de herramientas que ayuden a agilizar el flujo de información y de esta manera facilitar el entendimiento, para ayudar a la toma de decisiones.
• Proporcionar una herramienta que facilite el proceso de inducción y capacitación del personal nuevo e incentivar la polifuncionalidad al interior de cada  Área, Departamento, Sección, Oficina, etc..

UTILIDAD

• Permite conocer el funcionamiento interno con lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
• Auxilia en la inducción del puesto y al adiestramiento facilitando la capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
• Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema (Auditoría sistémica).
• Interviene en la consulta de todo el personal.
• Proporciona ayudas para el emprendimiento en tareas como; la simplificación de trabajo como; análisis de tiempos, delegación de autoridad, eliminación de pasos, etc.
• Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
• Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria (Paradigmas).
• Determina de forma sencilla las responsabilidades por fallas hechas bajo paradigmas.
• Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno  y estudio de desempeño.
• Aumenta la eficiencia de los empleados, indicandoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
• Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades, regulando a su vez la carga laboral.
• Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

 

CONFORMACIÓN DEL MANUAL

A) IDENTIFICACIÓN: Este documento debe incorporar la siguiente información:

Logotipo de la organización, Nombre oficial de la organización.

Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.

Lugar y fecha de elaboración.

Número de revisión (en su caso).

Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o un diagonal.

B) ÍNDICE O CONTENIDO: Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.

C) PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN: Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.

D) OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS: Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.

E) ÁREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS: Esfera de acción que cubren los procedimientos.

Dentro de la administración Municipal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación en: Procesos macro-administrativos y procesos meso-administrativos o sectoriales, y subprocesos, y la unidad menor es la que denominamos tarea.

F) RESPONSABLES: Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases, en ningún caso se deben apuntar nombres de personas, ya que lo que importa es la función del ejecutante, ya que no es un documento evaluativo de desempeño personal.

G) POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN: En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos normativos de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.

Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alternativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:

Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en faltas.

Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo.

Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.

H) FORMULARIO DE REGISTRO. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.

I) GLOSARIO DE TÉRMINOS. Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos

FORMAS DE REALIZAR EL DESARROLLO DEL MANUAL

DELIMITACIÓN DEL UNIVERSO DE ESTUDIO

Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una organización tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en él; para ello, deben realizar:

Estudio Preliminar

Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar. Con base en él se puede definir la estrategia global para el levantamiento de información, identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y en general, prever las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio.

Fuentes De Información

Referencia de las instituciones, áreas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de información de donde se pueden obtener datos para la investigación. Entre las más representativas se pueden mencionar:

Organismos  que forman parte del mismo grupo o sector de la que es objeto el estudio.

Organizaciones normativas que dictan lineamientos de carácter obligatorio.

Organizaciones que prestan servicios o suministran insumos necesarios para el funcionamiento de la organización que se estudia.

Personal del nivel directivo que maneja información valiosa, ya que conocen si el conjunto de archivos responde a la realidad.

Personal operativo cuyas opiniones y comentarios son de gran ayuda, puesto que ellos tienen a su cargo las actividades rutinarias, por lo que pueden detectar limitaciones o divergencias en relación con otros puntos de vista o contenido de documentos.

Niveles de la organización que reflejan las condiciones reales de funcionamiento, medios y personal.

Clientes y/ o usuarios: Receptores de los productos y/ o servicios que genera la organización.

Preparación del Proyecto

Una vez recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado por:

*Propuesta técnica, (que debe incluir):

-Antecedentes: recuento de todos los manuales o esfuerzos análogos preparados con anterioridad.

-Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar.

-Justificación: demostración de la necesidad de efectuarlo en función de las ventajas que ello reportará a la organización.

Objetivos: logros que se pretenden alcanzar.

-Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su consecución.

-Resultados: beneficios que se esperan obtener en cuanto a mejorar el funcionamiento de la organización, sus productos y/ o servicios, clima organizacional y relaciones con el entorno.

-Alcance: área de aplicación que cubre el estudio en términos de ubicación en la estructura orgánica y/ o territorial.

-Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para desarrollarlo.

-Costo: estimación global y específica de recursos financieros que demanda su ejecución.

-Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los recursos de acción y asignación de recursos.

-Información complementaria: material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.

PRESENTACIÓN DEL PROYECTO

a) PARTICIPANTES

Para depurar el contenido del proyecto, afinar sus parámetros y determinar su viabilidad operativa, es recomendable presentarlo a:

*Área (s) que intervendrán directamente en su aplicación, por lo cual tienen la obligación de conocer el proyecto en forma detallada.

*Áreas afectadas por la implantación del proyecto, ya que tendrán que cambiar o adecuarse.

*Área responsable del manejo de los recursos económicos, para cuantificar el costo del proyecto en forma más específica.

b) RESPONSABLE DE SU AUTORIZACIÓN

Asimismo, el proyecto debe presentarse al titular de la organización o de la unidad administrativa responsable de su ejecución, para su aprobación.

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÒN RESULTANTE DE LOS PROCEDIMIENTOS

En esta etapa se debe realizar un estudio o examen crítico de cada uno de los elementos de información o grupos de datos que se integraron con el propósito de conocer su naturaleza, características y comportamiento, sin perder de vista su relación, interdependencia o interacción interna y con el ambiente, para obtener un diagnóstico que refleje la realidad operativa.

Esta mecánica de estudio puede seguir la siguiente secuencia:

Conocer

Describir

Descomponer

Examinar críticamente

Ordenar cada elemento

Definir las relaciones

Identificar y explicar su comportamiento

Un enfoque muy eficaz en el momento del análisis de los datos consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionarios fundamentales:

¿Qué trabajo se hace?

¿Para qué se hace?

¿Quién lo hace?

¿Cómo se hace?

¿Con qué se hace?

¿Cuándo se hace?

Después de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, las mismas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta ¿por qué?. Las nuevas respuestas que se obtengan darán la pauta para formular el manual y las medidas de mejoramiento administrativo.

MACROPROCESOS APOYADOS A TRAVÉS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Administración por objetivos, Análisis de sistemas, Análisis de costo-beneficio, Análisis de estructuras de Árbol de decisiones, Auditoría administrativa, Autoevaluación, Control de calidad, Estudio de factibilidad, Estudio de viabilidad, Benchmarking, Desarrollo organizacional, Reingeniería organizacional, Análisis de series de tiempos, Correlación, Modelos de inventario, Modelos integrados de producción , Muestreo, Programación dinámica, Programación lineal, Simulación, Teoría de colas o de líneas de espera.

RECOMENDACIONES PARA ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS.

VALIDACIÓN: La información verificada de cada área o unidad administrativa deberá presentarse a la persona entrevistada para que firme de conformidad en un espacio específico para este objetivo; debe verificar que la información esté completa y comprensible.

De mantenimiento: preservación general de la misma estructura orgánica, funciones, sistemas, procedimientos, personal y formas.

De eliminación: supresión de sistemas, reemplazo de formas, registros e informes, eliminación total o parcial de procedimientos, bajas de personal, desaparición de áreas o unidades administrativas, etc.

De adición: introducción de un nuevo sistema, incremento del número de operaciones en determinado procedimiento, aumento de personal o programas, etc.

De combinación: intercalar el orden de aplicación de programas de trabajo, combinar el orden de las operaciones de un procedimiento, compaginar la utilización de formas de uso generalizado con nuevas formas, etc.

De fusión: agrupación de áreas, unidades administrativas o personas bajo un mismo mando, unificación de formas, registros e informes, etc.

De modificación: cambios en los procedimientos o las operaciones, reubicación física de personal, equipo o instalaciones, redistribución de cargas de trabajo, modificación de formas, registros, informes y programas, etc.

De simplificación: reducción de pasos de un procedimiento, introducción de mejoras en los métodos de trabajo, simplificación de formas, reportes, registros, programas, etc.

De intercambio: redireccionamiento de funciones, procedimientos, recursos, personal o flujo del trabajo entre áreas u organizaciones del mismo grupo o sector.

PRESENTACIÓN DEL MANUAL PARA SU APROBACIÓN Y SOCIALIZACIÓN

Una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, el encargado del proyecto debe someterlo a las instancias procedentes para su aprobación; convocará a su grupo de trabajo para la última revisión de la documentación que se presentará.

Es recomendable que esta presentación, sea efectuada a través de un documento síntesis derivado del informe, cuya extensión no sea mayor a treinta líneas, para que en caso de ser analizado, requiera de un mínimo de tiempo que deje un lapso adicional para explicaciones, así como para intercambio de opiniones.

Si el tiempo de que se dispone es muy breve, el documento síntesis puede ser entregado a las autoridades correspondientes y hacer la presentación del manual exclusivamente con el apoyo de equipos de cómputo, láminas o audiovisuales, donde se destaquen los elementos más relevantes para el proceso de toma de decisiones.

Tanto el  documento síntesis como el manual final, puede subdividirse en el siguiente capitulado:

Introducción: breve descripción de las causas que generaron la necesidad de preparar el manual, los mecanismos de coordinación y participación de empleados para su desarrollo, así como los propósitos y explicación general acerca de su contenido.

Análisis de la estructura organizacional: exposición de la génesis y desarrollo de la organización, es decir los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en la decisión de preparar el manual.

Diagnóstico de la situación actual: definición de las causas y/o problemas que originaron el estudio y que justifican los cambios o modificaciones que se proponen en el manual.

Propuestas de mejoramiento: presentación de alternativas de acción para la organización, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, así como los resultados que se espera obtener con el manual.

Estrategia de implantación: explicación de los pasos sucesivos o etapas previstas para poner en práctica el manual y las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de él. Asimismo, la forma en que se efectuarán los cambios previendo los factores sobresalientes de actuación de las áreas, unidades, mecanismos y funcionarios involucrados en el esfuerzo.

Seguimiento, control y evaluación: precisión de los mecanismos de información, proceso de control y evaluación, así como los criterios y medidas que podrían tomarse en cada caso.

REVISIÓN Y ACTUALIZACIÒN

La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la información que contienen, por lo que se hace necesario mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones periódicas.

Para ello es conveniente:

Evaluar en forma sistemática las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de la implantación del manual, así como los cambios operativos que se realicen en la organización.

Establecer en calendario para la actualización del manual

Designar un responsable para la atención de esta función.

MECANISMOS DE INFORMACIÓN

Son aquellos que ponen en práctica con la finalidad de establecer los flujos adecuados para que la información administrativa, tanto de implantación de mejoras como respuestas a desviaciones, pueda llegar con agilidad y claridad a las áreas y niveles que las necesiten.

Para ese efecto, se debe aprovechar la infraestructura instalada, utilizando servicios del grupo técnico responsable de la elaboración del manual.

Una vez definidos los parámetros para evaluar el comportamiento del manual, operativamente, la organización debe efectuar el seguimiento de las acciones por conducto de la(s) unidad(es) responsable(s) de su aplicación, apoyadas por una comisión, grupo o subgrupo designado para ese propósito.